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    2. 淺談對小微企業的審核

      詳情信息

      產品介紹

       

      在獲證企業中,小微企業占了不小的比例,而且有越來越多的趨勢,如何做好這部分企業的審核,既關系到認證行業的聲譽也關系到認證工作的成效。筆者結合自己的審核實踐,談一些看法。


             理解小微企業
        小微企業具有自身的特征,要做好小微企業的審核首先要理解小微企業,只有理解了才能掌握好尺度,才能有的放矢。筆者始終認為審核員應該來自企業再走向企業,這樣才能知道企業需要什么,而不是站在自己的角度認為企業應該做什么。


      小微企業規模小,一方面組織結構簡單,管理基礎薄弱,人才匱乏,產品批量小、規格多,異常頻發,質量不穩定;另一方面小微企業以專業化經營為主,人員經驗豐富,能吃苦耐勞,反應速度快,機制靈活??梢哉f小微企業的優勢和不足都很突出。審核員要能了解小微企業的運作,懂得小微企業的痛點,熟悉小微企業所在的行業和產品,掌握小微企業的核心需求。


      小微企業主動做認證的不多,大多數是因為客戶要求或業務拓展的需要才選擇做認證,大多數企業里的人員對認證基本上沒什么概念,很多人只是以為做一些文件資料應付了檢查、拿到了證書就是認證,因此小微企業的認證風險很大,稍有不慎,認證就被當成了辦證。


      審核員去小微企業審核更要慎重,尤其更要做足功課,要嚴格遵守認證審核的流程和要求,讓小微企業親身體驗到什么才是真正的認證,而不只是請人做一套資料應付一下檢查這么簡單,這樣的認證無異于花錢買證,既違規又毫無意義。要針對小微企業的現狀,指出哪些工作是必需的,怎樣才能既規范了管理、保證了質量,又是在企業能行得通做得到的,讓企業有一種實實在在的證書獲得感、體系存在感,而不只是做一堆文件和記錄應付審核,平時該怎么干還怎么干,沒有將體系要求運用到日常的業務工作中去。審核員要通過溝通引導小微企業建立一個適合自己特質的體系,不能千篇一律,不能照搬照抄,否則建立的體系就會成為擺設,流于形式,不但幫不到企業,反而成為一種負擔。


      如果對小微企業所在的行業不了解,不熟悉小微企業的運作和產品,不理解小微企業的短板和難處,說的都是外行話,談的都是標準條款,企業聽不懂也就聽不進去,也就覺得談不談無所謂。這樣是很難和對方有共同語言的,也就產生不了共鳴,這樣的審核其結果就是走走過場,辦個證而已。

      我們很多審核員總抱怨企業的老板審核時不出面,不參加審核,甚至不參加首末次會議,其實老板說忙是假的。試問有哪個老板會不關心自己的企業?會不希望自己的企業做好?小微企業的老板更務實,只會做他認為有價值、有意義且能產生效益的事。所以遇到對認證不重視的老板,與其抱怨別人不如反思自己。是什么讓企業的老板不愿意親自參與認證工作?這可能不只是審核員的問題,也是整個行業要思考的問題。

       

           尊重小微企業

      所有的認證企業都是我們的客戶,不論大小。認證行業本質上是服務行業,審核員既要“傳遞信任”還要“服務發展”,所以審核員入行前就要調整心態,擺正位置。審核員一定要敬畏質量、敬畏規則,對認證工作要具有情懷,不能唯利是圖,不能把審核當成逐利的手段和工具,否則很容易造成企業反感,甚至發生沖突,影響行業聲譽。


      我們面對的企業是各種各樣的,從認證動機上來講,有只為拿證的,有想提升管理的;從體系質量上來講,有做得好的,有做得不好的;從對認證的了解上來講,有對認證完全沒概念的,有熟悉認證要求的;從接待上來講,有熱情的,有不熱情的,尤其是遇到體系質量不高,接待又不熱情的企業,審核員一定要冷靜,不要發脾氣、甩臉色,更不能借機吃拿卡要。說話要有理有節,這也是最基本的職業素養。對于企業的接待要有一顆平常心,小微企業規模小、人員少、利潤微薄,不管對方的態度如何,都不能喪失原則,該告知的告知,該補充的補充,該完善的完善。嚴是愛松是害,適當的要求既規避了認證的風險又幫助企業實現了提升,可謂一舉兩得。


                給體系做減法

      小微企業最大的壓力是生存,最大的風險是業務,管理上最怕繁瑣。小微企業里的人員普遍重實踐輕理論,重證書輕管理,懂標準的人不多,甚至一人身兼數職,忙得不可開交。


      審核員到小微企業,要以問題導向、目標導向和效果導向為指引,審核過程要了解企業存在哪些實際問題,哪些工作有困擾,然后引導企業借助標準的原理和手段去嘗試解決。小微企業一方面是最務實的,最忌講大道理和形式主義;另一方面又渴求得到高人指點,走出困境,甚至有時把審核員奉為神明。所以審核員在審核過程中一定要務實謹慎,立足現實,講企業聽得懂的話,審核不要只停留在文件和記錄層面,更不能要求企業只為了審核的需要去補充某些文件和記錄,而平時又根本用不上。做認證本質上是為了規范管理,保證質量,不是為了做文件和記錄,不要追求大而全,而是要實用,既要能解決問題又要能行得通,尤其是對一些組織簡單、人員較少、工藝也簡單的小微企業,千萬不能把管理搞復雜化,把流程搞繁瑣,太多的條條框框不但幫不了企業,反而成了束縛,要給小微企業的體系做減法,通過體系的運行和改進把小微企業搞活,在這方面審核員一定要掌握好輕重主次。


      結合不同企業的實際,重點審核一些直接影響產品質量和管理水平的內容,以小微企業最關心的質量、交期、成本問題為突破口,從以下幾方面進行重點審核和交流:生產設備是否已落后老化,是否做好了日常的維護保養;生產人員作業技能是否熟練,有無開展作業技能和質量意識方面的培訓;檢測設備是否配備齊全、精度適宜并定期進行了校準;檢測人員是否熟悉產品的質量標準和檢測方法,能否保證檢測工作的獨立性;生產作業標準是否得到建立和實施;生產工藝是否可行是否先進,有無防錯措施減少人為錯誤;現場管理是否混亂,有無推行5S管理、定置管理;業務流程是否清晰順暢等。


      只有把企業的薄弱環節和關心的問題作為小微企業審核的重點和交流的重心,才能真正為小微企業創造價值,從而得到小微企業的尊重。來源:《中國認證認可》雜志 2021年第1

       

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